Planerar ert företag att delta i en offentlig upphandling? Då har du hittat rätt. Här följer lite grundläggande information och några användbara tips för en lyckad upphandling.
Vad är en offentlig upphandling?
Offentliga upphandlingar är lagreglerade inköp från stat, kommun, regioner och myndighetsägda bolag. Upphandlingsprocessen regleras huvudsakligen i lagen om offentlig upphandling, men för vissa inköpsområden t.ex. försvarsmateriell, posttjänster, kollektivtrafik m.m. finns andra speciallagar.
Syftet med offentlig upphandling att reglera köp som görs med offentliga medel, för att säkerhetsställa en kostnadseffektiv och ändamålsenlig spendering av skattemedel. Offentlig upphandling bidrar också till en konkurrensvänlig marknad, där alla leverantörer behandlas efter samma förutsättningar.
Upphandlingsprocessen styrs av fem grundläggande principer: icke-diskriminering, likabehandling, proportionalitet, öppenhet och ömsesidigt erkännande. Principerna genomsyrar lagregleringen och är något som alla offentliga organisationer måste respektera när de genomför upphandlingar.
Hur fungerar en offentlig upphandling?
Alla upphandlingar börjar med den enkla frågan om en offentlig organisation har ett behov som de inte kan eller vill lösa själva. I korthet följer sedan en anbudsprocess som inleds med att den upphandlande organisationen annonserar ut ett förfrågningsunderlag. Förfrågningsunderlaget innehåller all information som en leverantör behöver känna till för att kunna lämna ett anbud.
I förfrågningsunderlaget anges vilka skallkrav som ställs. Skallkraven är de villkor som en leverantör alltid måste kunna uppfylla. Det kan exempelvis röra sig om kriterium för lagertillgång, leveranstider m.m.
Den upphandlande organisationen ska anta det ekonomiskt med fördelaktiga anbudet. Med det menas inte nödvändigtvis anbudet med den lägsta prisbilden. Vad som är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet utvärderas utifrån tre tilldelningskriterier. Dessa är (1) förhållande mellan pris och kvalitet, (2) kostnad respektive (3) pris. Vilka utvärderingsgrunder som är aktuella och hur dessa viktas inbördes ska alltid framgå av förfrågningsunderlaget.
Direktupphandling
Om vissa villkor är uppfyllda får den upphandlande organisationen i stället för ovan beskrivna förlopp genomföra en s.k. direktupphandling. Det rör sig då om en förenklad process där upphandling inte behöver utannonseras och där anbudskraven inte är lika formbundna. Direktupphandling är aktuellt i tre situationer: när det är angivet i lag, när avtalsvärdet understiger vissa tröskelvärden eller om det föreligger synnerliga skäl.
Tilldelningsbeslut och avtalsspärr
När anbudsrundan avslutats presenteras vinnaren genom ett så kallat tilldelningsbeslut. Tilldelningsbeslutet innehåller information om vilken leverantör som har vunnit upphandlingen och varför. Här anges även en tidsfrist för eventuell överprövning, så kallad avtalsspärr. En avtalsspärr gäller i minst 10 dagar från den dag då tilldelningsbeslutet har meddelats samtliga anbudsgivare. Under avtalsspärren löptid får den upphandlande organisationen inte ingå avtal och på så vis ges en möjlighet för andra leverantörer att begära en eventuell överprövning.
Vad är en överprövning?
För att säkerhetsställa att offentliga upphandlingar genomförs lagenligt finns möjligheten för deltagande leverantörer att begära överprövning. En leverantör som anser sig ha lidit skada i samband med en upphandling, eller tror sig komma att lida skada, har rätt att ansöka om överprövning vid förvaltningsrätten. Anser förvaltningsrätten att den upphandlande organisationen har brustit i något avseende kan rätten t.ex. besluta att en pågående upphandling måste rättas till innan upphandlingen får avslutas eller att en redan avslutad upphandling måste göras om.
Skadeståndstalan
En upphandlande myndighet som bryter mot lagen om offentlig upphandling kan bli skadeståndsskyldig. Skadeståndstalan först i allmän domstol, vilket i första instans innebär tingsrätten.
Talan kan väckas inom ett år från det att den offentliga organisationen ingått avtal med anbudsvinnaren eller, om förvaltningsrätten ogiltigförklarat ett avtal, inom ett år från det att domen vunnit laga kraft.
En leverantör kan få ersättning både för det positiva- och det negativa kontraktsintresset. Med detta menas ersättning såväl för det förlorade kontraktet och för sådana kostnader som kommer av leverantörens deltagande i upphandlingsprocessen. Skadeståndsbeloppet bestäms något förenklat utifrån principen att ersättningen ska försätta leverantören i samma ekonomiska situation som om upphandlingen hade gått rätt till och denne därmed tilldelats avtalet.[1]
Tips – så vinner du en upphandling
Proaktivitet
Det kan vara en god idé att kontakta upphandlaren i er kommun eller på de myndigheter som genomför upphandlingar inom ert verksamhetsområde. På så vis kan ni ta reda på när befintliga ramavtal löper ut och vidta förberedelser i god tid inför nästa anbudsprocess. Se gärna över konkurrensen och påbörja processer för att särskilja er verksamhet på ett positivt sätt och därigenom öka era chansen att vinna nästa anbudsprocess.
Genom att föra dialog med aktuella organisationer inom den offentliga sektorn ger ni också er själva chansen att lära känna organisationens behov av era produkter eller tjänster. Ni möjliggör också för er själva att identifiera hur ni på bästa sätt kan tillgodose dessa önskemål.
Kreativitet
Det kan löna sig att lägga extra tid på att försöka finna innovativa och kreativa lösningar som uppfyller den upphandlande organisationens krav. Att presentera nytänkande enkla och moderna lösningar som är kostnadseffektiva kan innebära att just ni vinner en upphandling.
Identifiera konkurrensfördelar och eventuella brister
Ett bra anbud har föregåtts av intern verksamhetsanalys och är väl förberett. Lyft gärna fram vilka styrkor ert företag har. Är ni t.ex. snabbare än konkurrenterna eller har lägre leveranskostnader så är det aspekter som kan vägas in vid den upphandlande organisations utvärdering av förhållandet mellan pris och kvalitet.
Noggrannhet
Det viktigaste när ett anbud lämnas är att det tydligt framgår att samtliga krav i förfrågningsunderlaget accepteras och kan uppfyllas under hela avtalstiden. Samt att den prisbild ni presenterar är korrekt m.m. Det är förstås av yttersta vikt att alla detaljer i förfrågningsunderlaget har uppmärksammats.
Var inte rädd att be om hjälp
Offentliga upphandlingar kan vara snårig process. Att bedöma värdet av en paragraf eller ett prejudicerande rättsfall är en framgångsfaktor vid offentliga upphandlingar. Genom att vända er till ett kvalificerat ombud kan ni få råd om regelverkens tillämpning eller hjälp att kvalitetssäkra ert anbud.
Vi på DER Juridik assisterar er gärna och kan erbjuda stöd genom hela anbudsprocessen. Tillsammans med klientens anbudsteam arbetar vi med att detaljerat granska förfrågningsunderlaget. Vi assisterar och agerar bollplank vid upprättande av obligatoriska dokument och formulering av frågor till upphandlande myndighet samt säkerställer att alla ska-krav är uppfyllda. Vi biträder även vid överprövningsfrågor samt ger löpande rådgivning i upphandlingsrättsliga frågor.
Vill ni arbeta mot den offentliga sektorn? Låt oss hjälpa er att öka era chanser att vinna offentliga upphandlingar.
________________
[1] Se exempelvis Högsta domstolens avgörande i NJA 1998 s. 873 och NJA 2000 s. 712
